POLITICA DE MANEJO DE INFORMACION Y DATOS PERSONALES

I.OBJETIVO

Con la implementación de esta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se dará a la misma respecto a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes HSK GLOBAL SOLUTIONS SAS ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data en Colombia, fundamentados en la Constitución Política Artículo 15, ,Ley 527 de 1999, Ley 1266 de 2008, Ley 1273 de 2009, Ley 1341 de 2009, Ley 1480 de 2011, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014 y Ley 1712 de 2014 hoy contenidos en los capítulos 25 y 26 del Decreto Único 1074 de 2015 y demás normas que las aclaren, modifiquen o complementen, ya que desarrollan el marco general de protección de datos en Colombia. Es por ello que se han implementado las presentes Políticas de Tratamiento de Datos Personales por la cual se regirán todas las áreas de la compañía y los terceros a quienes se encargue el tratamiento de datos Personales suministrados legalmente a HSK GLOBAL SOLUTIONS S.A.S a través de medios virtuales, correo, mensajes de texto, mensaje de voz, llamadas telefónicas, cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados los diferentes medios en aplicación de los procedimientos previstos por la compañía por el desarrollo de su objeto social, con el fin de respetar todos los derechos y garantías en cuanto a privacidad de los titulares sobre los que tratamos datos personales y cumplir cabalmente con los parámetros establecidos en las normas mencionadas.

II. DEFINICIONES

1.Autorización: consentimiento que de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que la compañía lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.
2.Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la compañía.
3.Base de datos: conjunto de datos personales que sean objeto de tratamiento, e incluye archivos físicos, electrónicos y automatizados.
4.Dato personal: información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
5.Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
6.Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
7.Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
8.Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
9.Encargado del Tratamiento de datos personales: Son las personas naturales o Jurídicas que por sí mismas o en asocio con otros, realicen el tratamiento de datos personales por cuenta de HSK GLOBAL SOLUTIONS S.A.S
10.Responsable del Tratamiento de datos personales: HSK GLOBAL SOLUTIONS S.A.S actúa como responsable frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente que tratamiento les dará según las autorizaciones otorgadas por los Titulares.
11.Titular de datos personales: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento por parte de HSK GLOBAL SOLUTIONS S.A.S

Las personas que podrán ejercer los derechos establecidos en la Ley son:

a). El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición HSK GLOBAL SOLUTIONS S.A.S.
b). Sus causahabientes, quienes deberán acreditar dicha calidad.
c). Los representantes en caso que el Titular sea menor de edad o por medio de apoderado, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d). Por estipulación a favor de otro o para otro.

12.Tratamiento de datos personales: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los Datos Personales que realice HSK GLOBAL SOLUTIONS S.A.S. o los Encargados del Tratamiento por cuenta de la empresa tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
13.Transferencia de datos personales: Ocurrirá cuando HSK GLOBAL SOLUTIONS S.A.S. y/o los Encargados, envíen los Datos Personales a un receptor que, a su vez, es responsable del Tratamiento y que puede estar ubicado en Colombia o en el Exterior.
14.Transmisión de datos personales: Es la comunicación de los Datos Personales a un Encargado del Tratamiento, dentro o fuera de Colombia, con el propósito que este realice un Tratamiento por cuenta de HSK GLOBAL SOLUTIONS S.A.S..
15.Oficial de Privacidad: Es la persona designada por HSK GLOBAL SOLUTIONS S.A.S. que tiene como funciones, entre otras, la protección de los datos personales de los titulares, la vigilancia y control de la aplicación de la presente Política de tratamiento de Datos Personales y dar trámite a las solicitudes de los titulares que quieran ejercer los derechos a que se refiere la ley 1581 de 2012 y el presente documento. El Oficial de Privacidad podrá tener otros cargos dentro o fuera de HSK GLOBAL SOLUTIONS S.A.S. siempre y cuando cumpla de cabalmente con las funciones encomendadas mediante contrato, manual de funciones del oficial de privacidad o la ley 1581 de 2012.
16.Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el Responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la Política Manejo de Información y Datos Personales, forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales y la finalidad que se dará a sus datos.

III. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos Personales registrados en las Bases de Datos de HSK GLOBAL SOLUTIONS S.A.S., tienen los siguientes derechos:

a). Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los podrán ejercer, entre otros, frente a Datos Personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por el;
b). Solicitar prueba de la Autorización otorgada a HSK GLOBAL SOLUTIONS S.A.S. salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;
c). Ser informado por HSK GLOBAL SOLUTIONS S.A.S. o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus Datos Personales;
d). Acceder en forma gratuita, al menos cada mes calendario, a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
e). Solicitar a HSK GLOBAL SOLUTIONS S.A.S. la revocatoria de la autorización y/o la supresión de sus Datos Personales, mediante presentación de reclamo escrito de conformidad con al Art. 15 de la Ley 1581 de 2012 y con el título VI de la Política de Tratamiento de Datos Personales, en los siguientes casos:

1.Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
2.Cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
3.Cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por HSK GLOBAL SOLUTIONS S.A.S.
La revocación de la autorización o Supresión de los datos personales, podrá solicitarse sobre la totalidad o parte de los datos que comprenden la autorización otorgada de que trata el presente documento de Políticas de Tratamiento de la Información, más no respecto de los datos regulados al amparo de la Ley 1266 de 2008 y/o cualquiera otra norma que la adicione, modifique o derogue.

IV. EXCEPCIONES AL DERECHO DE REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O LA SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES

Es importante aclarar a los Titulares de datos Personales cuya información repose en las bases de datos de HSK GLOBAL SOLUTIONS S.A.S., que el derecho de cancelación no es absoluto y HSK GLOBAL SOLUTIONS S.A.S. puede negar el ejercicio del mismo cuando:

a). El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
b). La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
c). Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Datos personales sensibles: En términos generales, HSK GLOBAL SOLUTIONS S.A.S. no realiza tratamiento de datos personales sensibles, sin embargo, en casos excepcionales, podrá realizar el tratamiento de los mismos siempre y cuando:

a). El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b). El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c). El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e). El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

V. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES:

En términos generales, HSK GLOBAL SOLUTIONS S.A.S. no realiza tratamiento de datos personales de Niños, Niñas y Adolescentes, sin embargo, en casos excepcionales, podrá realizar el tratamiento de los mismos siempre y cuando:

1.Se trate de datos de naturaleza pública,
2.El tratamiento realizado por HSK GLOBAL SOLUTIONS S.A.S. responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
3.El tratamiento realizado por HSK GLOBAL SOLUTIONS S.A.S. asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Una vez cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 De 2013, HSK GLOBAL SOLUTIONS SAS asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respectando sus derechos, razón por la cual, en las actividades comerciales que realice HSK GLOBAL SOLUTIONS SAS deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.

VI. DEBERES QUE TIENE RESPECTO A LOS TITULARES DE LOS DATOS.

HSK GLOBAL SOLUTIONS SAS reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos.

En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:

1.La compañía deberá buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento.
2.La compañía deberá informar de manera clara y expresa a sus clientes, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga bases de datos el tratamiento al cual serán sometidos los mismos y la finalidad de dicho tratamiento. Algunos de estos medios puede ser el envío de mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos, a través de correo electrónico.
3.La compañía debe informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
4.En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.
5.La compañía debe informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento.
6.La compañía, deberá garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en la presente política.
7.La compañía deberá conservar en su servidor con las debidas seguridades los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.

VII. CASOS EN LOS CUALES NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER

1.Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2.Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
3.Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
4.En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
5.Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

VIII. FINALIDADES DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales proporcionados a la compañía serán objeto de tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión) para la finalidad específica para la que fueron suministrados en el desempeño normal de las operaciones comerciales y el cumplimiento de las funciones legales, además uso como:

a). Fines administrativos, comerciales, de mercadeo y ventas.
b). Ofrecer todo tipo de servicios comerciales, marketing, publicidad.
c). Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.

IX. AUTORIZACIÓN

A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, se requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los titulares de los datos y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos la siguiente información:

1.Quien es el responsable o encargado de recopilar la información
2.Datos recopilados
3.Finalidades del tratamiento
4.Procedimiento para el ejercicio de los derechos de acceso, corrección, actualización o Supresión de datos
5.Información sobre recolección de datos sensibles

X. DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013

Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9º de la Ley 1581 de 2012, los Responsables del tratamiento de datos personales establecerán mecanismos para obtener la Autorización de los titulares o de quien se encuentre legitimado en los términos de la Ley. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que Faciliten al titular su manifestación automatizada. La Autorización podrá otorgarse conforme a alguna de las siguientes opciones: (i) Por escrito, (ii) De forma verbal o (iii) Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de manera razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca.

XI. FORMA DE PROCEDER RESPECTO A LAS CONSULTAS Y SOLICITUDES HECHAS POR LOS TITULARES DE LOS DATOS

Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar solicitudes a la Compañía respecto al manejo y tratamiento dado a su información.

Procedimiento para el trámite de reclamos o solicitudes: Toda solicitud, petición, queja o reclamo que sea presentada por parte de cualquier titular o sus causahabientes respecto al manejo y tratamiento dado a su información será resuelta de conformidad con la ley regulatoria al derecho al habeas data y será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. La petición o reclamo se formulará mediante escrito o cualquier otro de los medios definidos en la presente política para tal fin, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. En caso de que el escrito resulte incompleto, la compañía solicitará al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.
2. Una vez recibida la petición o reclamo completo, la compañía incluirá en el registro individual en un término no mayor a dos (2) días hábiles una leyenda que diga «reclamo en trámite» y la naturaleza del mismo. Dicha información deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El solicitante recibirá una respuesta por parte de HSK GLOBAL SOLUTIONS SAS dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha en la cual ha tenido conocimiento efectivo de la solicitud.

Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. B. Consultas: La Política de manejo de la información personal por parte de HSK GLOBAL SOLUTIONS SAS y los derechos básicos que los titulares de los datos tienen en relación con la misma podrá ser consultados a través de una solicitud al correo notificaciones@ hskglobals.com.

Cualquier consulta que tenga un titular sobre su información o datos personales o cuando considere necesario instaurar una solicitud de información o considere que sus derechos han sido vulnerados en relación con el uso y el manejo de su información; podrá hacerlo a través del oficial de privacidad al siguiente correo electrónico: Norly.lopez@hskglobals.com ó notificaciones@ hskglobals.com.

Si dentro de los diez (10) días señalados, no fuere posible para la compañía atender la consulta, el área correspondiente deberá informar al interesado, los motivos de la demora e indicarle la fecha en que se atenderá la misma, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Que para el ejercicio pleno y efectivo de este derecho por parte de los terceros, se ha dispuesto los siguientes medios a través de los cuales podrán presentar sus solicitudes y/o quejas y/o reclamos:
correo: notificaciones@ hskglobals.com y al teléfono 3208179592

XII. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DATOS GENERALES RAZON SOCIAL:

HSK GLOBAL SOLUTIONS SAS NIT: 901184871 Oficina Principal: calle 19 No. 12 180, Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos: el Área encargada de recibir y canalizar todas las solicitudes e inquietudes es: Norly Lopez.

Contacto: físicamente en la CLL 19 No. 12 180 LMN Cerrejón, atención telefónica al: 3208179592 y a través del correo notificaciones@hskglobals.com – Fecha de entrada en vigencia: 1 de Junio de 2020.

XIII. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES.

En los casos que HSK GLOBAL SOLUTIONS SAS envíe o transfiera datos personales de titulares que reposan en sus bases de datos a otro país, deberá contar con la autorización del titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es presupuesto necesario la existencia de dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, los obligados a cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.

La transferencia Internacional de datos personales se realizará únicamente a terceros con quien HSK GLOBAL SOLUTIONS SAS, tenga vínculo contractual, comercial y/o legal.

XIV. ACEPTACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL.

Los titulares de la información que reposa en las bases de datos de HSK GLOBAL SOLUTIONS SAS aceptan el tratamiento de sus datos personales, conforme a los términos del presente documento y HSK GLOBAL SOLUTIONS SAS podrá continuar realizando el tratamiento de los datos para las finalidades descritas, si no ejercen su derecho de revocar o suprimir.

XV. OFICIAL DE PRIVACIDAD

De acuerdo al artículo 2.2.2.25.4.4 decreto 1074 de 2015, todo responsable y encargado debe designar a una persona o área que “asuma la función de protección de datos personales” y que “dará tramite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la ley 1581 del 2012 y el decreto.

La función del oficial de Privacidad o del área encargada de protección de datos HSK GLOBAL SOLUTIONS SAS, es velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos adoptados por está para cumplir las normas, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro de la compañía.

El oficial de privacidad tendrá la labor de estructurar, diseñar y administrar el programa que permita a la organización cumplir las normas sobre protección de datos personales, así como establecer los controles de ese programa, su evaluación y revisión permanente.

XVI. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS

De acuerdo con el Art. 25 de la Ley 1581 y sus decretos reglamentarios, HSK GLOBAL SOLUTIONS SAS deberá registrar sus bases de datos junto con esta política de tratamiento de Datos Personales en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio de conformidad con el procedimiento estipulado por la Circular 002 de 2015.

XVII. ALCANCE Y FINALIDAD DE LAS AUTORIZACIONES OTORGADAS POR LOS TITULARES

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales, se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación a la compañía y mientras se encuentre vigente el desarrollo del objeto social de la compañía.

Si el titular de Datos personales es un cliente activo de HSK GLOBAL SOLUTIONS SAS, no se podrán usar sus datos para objetivo diferente a la prestación del producto o servicio y para el ofrecimiento de renovaciones posteriores cuando el servicio tenga esta modalidad.

XIX. VIGENCIA DE LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y DE LAS BASES DE DATOS.

La presente política de tratamiento de datos personales rige a partir de 01 de marzo de 2024 con vigencia indefinida que es el termino estipulado en la Cámara de Comercio de la Guajira para el desarrollo del objeto social de la empresa y se encontrara a disposición de los titulares en la página web: www.hskglobalsolutions.com

El periodo de vigencia de las bases de datos de HSK GLOBAL SOLUTIONS S.A.S será el mismo periodo estipulado en la Cámara de Comercio de La Guajira para el desarrollo del objeto social de la empresa que es indefinida.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través del sitio web: www.hskglobalsolutions.com